Wann müssen Arbeitgeber Krankheit oder Unfall von Mitarbeitenden melden?
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Wenn Mitarbeitende aufgrund eines Unfalls ausfallen, ist dies umgehend der Unfallversicherung zu melden. Bei Krankheit muss die Meldung bei der Krankentaggeldversicherung in der Regel innerhalb von 30 Tagen erfolgen.
Vorgehen bei einem Unfall
Wenn der Unfall eines Mitarbeitenden dazu führt, dass eine ärztliche Behandlung notwendig oder der Mitarbeitende arbeitsunfähig wird, ist gemäss Art. 45 Abs. 2 UVG umgehend die obligatorische Unfallversicherung zu informieren. Erfolgt die Meldung nicht umgehend, kann es nach Unfallversicherungsgesetz (UVG) zu Leistungsreduktionen kommen. Die zeitnahe Meldung ist auch wichtig, damit rasch eine Schadennummer erstellt wird. Diese braucht der Mitarbeitende für die Abrechnung von Gesundheitskosten.
Unfallversicherung und Krankentaggeldversicherung
Die Unfallversicherung (UVGO) ist obligatorisch. Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichern. Mitarbeitende, die durchschnittlich mindestens acht Stunden pro Woche für einen Arbeitgeber tätig sind, müssen auch gegen Nichtberufsunfälle, also Unfälle in ihrer Freizeit, versichert werden. Am dritten Tag nach dem Unfall eines Mitarbeitenden zahlt die Versicherung Taggelder in der Höhe von 80% des versicherten Lohns (maximal versicherter UVG-Lohn pro Jahr (Stand 2025): CHF 148'200).
Die Krankentaggeldversicherung ist in den meisten Fällen freiwillig, empfiehlt sich aber für praktisch alle Unternehmen. Nach Ablauf der Wartefrist (z.B. 30, 60 oder 90 Tage) zahlt die Versicherung Taggelder aus, welche in der Regel 80% des versicherten Lohns betragen (gemäss Vereinbarung in der Versicherungspolice).
Vorgehen bei Krankheit
Fällt ein Mitarbeitender krankheitsbedingt aus, ist das Vorgehen nicht so eindeutig wie bei einem Unfall. Damit ein Anrecht auf Taggeldzahlungen besteht, muss der krankheitsbedingte Ausfall bei den meisten Versicherern in der Regel innerhalb von 30 Tagen gemeldet werden (bei manchen Versicherern sogar noch früher). Wenn sich also abzeichnet, dass ein Mitarbeitender für mehr als 30 Tage ausfällt, sollte die Krankentaggeldversicherung (KTG) umgehend informiert werden.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender kann aufgrund einer Erkältung nicht arbeiten. Zu diesem Zeitpunkt ist nicht damit zu rechnen, dass die Arbeitsunfähigkeit länger als 30 Tage dauert. Eine Meldung bei der KTG ist zwar möglich, aber (noch) nicht sinnvoll. Eine Woche später meldet der Mitarbeitende, dass er nun aufgrund einer schweren Lungenentzündung ins Spital musste. Nun scheint es möglich oder sogar wahrscheinlich, dass die Arbeitsunfähigkeit länger als 30 Tage dauert und ein Leistungsfall daraus entsteht. Entsprechend sollte nun umgehend eine Meldung bei der KTG erfolgen.
Wichtig zu beachten: In ihren Versicherungsbedingungen (AVB) regeln die Versicherer, wann ein Leistungsfall zu melden ist. Erfolgt die Meldung zu spät, können daraus Leistungsreduktionen entstehen.
Um die Dauer der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit abschätzen zu können, ist der offene und ehrliche Austausch mit den Mitarbeitenden sehr wichtig. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeitenden deshalb darauf sensibilisieren, alle Krankheiten oder Unfälle umgehend mitzuteilen (auch in den Ferien) und über den Genesungsverlauf zu informieren.
Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall von Mitarbeitenden
Zum ArtikelLängere Arbeitsunfähigkeit der Pensionskasse melden
Bei längerer Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeitenden ist ausserdem an die Pensionskasse (BVG) zu denken. Denn in der Regel erfolgt nach 3 Monaten Arbeitsunfähigkeit (je nach Vorsorgeplan) eine Beitragsbefreiung. Erfolgt die Meldung später, können Mehrkosten für den administrativen Aufwand bei der Pensionskasse entstehen.
Welche Unterlagen müssen eingereicht werden?
Häufig müssen bei der Anmeldung der Arbeitsunfähigkeit die folgenden Unterlagen bei der Pensionskasse eingereicht werden:
• Kopien der Arztzeugnisse oder Taggeldabrechnungen ab dem Ereignisdatum
• Aktuelles Lohnkonto (bei Arbeit im Stundenlohn)
• Kopie des Arbeitsvertrags, sofern die Person noch nicht länger als einen Monat beim Unternehmen tätig ist
Anmeldung bei der IV
Eine Anmeldung bei der Invalidenversicherung (IV) wird dann notwendig, wenn der Gesundheitsschaden Leistungen der IV (z.B. Eingliederungsmassnahmen, Rente, Hilflosenentschädigung, Assistenzbeitrag oder Hilfsmittel) auslösen kann.
Die IV-Anmeldung sollte spätestens 6 Monate nach Eintritt der Arbeitsunfähig-keit erfolgen, da der Anspruch frühestens 6 Monate nach erfolgter Anmeldung entsteht. Erfolgt die Anmeldung verspätet, werden Renten in den betreffenden Monaten trotz seit mehr als einem Jahr bestehender, unbestrittener Invalidität nicht ausbezahlt (IVG 29, Abs. 1)
Weitere Informationen im offiziellen IV-Merkblatt.
