Über Versicherungen und Vorsorge zu orientieren ist keine freiwillige Gefälligkeit des Unternehmens – sondern gesetzliche Pflicht.

Tritt ein Mitarbeiter seine Stelle an oder verlässt das Unternehmen, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ihn oder sie über die Vorsorge- und Versicherungssituation in Kenntnis zu setzen. Kommt er seiner Informationspflicht nicht nach, kann dies rechtliche Folgen haben. Das Bundesgericht sprach beispielsweise einem nach seinem Austritt erkrankten Arbeitnehmer Schadenersatz zu, nachdem sein Arbeitgeber ihn nicht über die Übertrittsmöglichkeit in die Einzeltaggeldversicherung informiert hatte.

Art.3, Ziffer 3 des Bundesgesetzes über den Versicherungsvertrag besagt:
„Bei Kollektivverträgen, die anderen Personen als dem Versicherungsnehmer einen direkten Leistungsanspruch verleihen, ist der Versicherungsnehmer verpflichtet, diese Personen über den wesentlichen Inhalt des Vertrages sowie dessen Änderungen und Auflösung zu unterrichten. Der Versicherer stellt dem Versicherungsnehmer die zur Information erforderlichen Unterlagen zur Verfügung.“

Mit folgender Checkliste stellen Sie sicher, Ihrer Informationspflicht als Arbeitgeber nachzukommen sowie die Mitarbeitenden korrekt bei den Sozial- und Versicherungseinrichtungen zu erfassen.

Eintritt eines Mitarbeitenden

Informationspflicht:

• Der/die Angestellte ist via Arbeitsvertrag oder durch ein Personalreglement (schriftlich und mit Unterschrift) über die Versicherungsleistungen (obligatorische Unfallversicherung, Unfall-Zusatzversicherung, Krankentaggeldversicherung, evtl. weitere) sowie seine Pensionskasse zu informieren. Empfehlenswert ist beispielsweise ein Informationsblatt mit allen Fakten.

Erfassung:

• Neue Mitarbeitende sind bei der Pensionskasse mit dem entsprechenden Formular oder online anzumelden (als Broker übernehmen wir diese Dienstleistung für Sie). Bei den Personenversicherungen (UVG, UVG-Zusatz, KTG) ist keine namentliche Anmeldung notwendig. Neu eingestelltes Personal ist automatisch mitversichert und wird nachträglich mit der Lohndeklaration erfasst (Ausnahmen können sein: Kleinstbetriebe unter 5 Mitarbeitende sowie Personal mit fester Lohnsumme).
• Bei der kantonalen Ausgleichskasse (AHV/IV) ist der/die neue Mitarbeitende mit dem entsprechenden Formular anzumelden.

Austritt eines Mitarbeitenden

Informationspflicht:

• Der Arbeitgeber ist verpflichtet die austretende Person über die Versicherungsmöglichkeiten in Kenntnis zu setzen. Die meisten Versicherer stellen zu diesem Zweck Merkblätter zur Verfügung (Beispiel Intermakler). Lassen Sie das Merkblatt vom Mitarbeitenden unterschreiben, damit in einem Problemfall ein Nachweis besteht, dass der Informationspflicht nachgekommen wurde.

Informationen zu den Versicherungsleistungen nach Austritt eines Mitarbeitenden:

• Obligatorische Unfallversicherung – Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Mitarbeiter noch 31 Tage gegen Unfall versichert. Er/sie hat die Möglichkeit eine Abredeversicherung (Verlängerung der Versicherung für Nichtberufsunfälle) für maximal 6 Monate abzuschliessen.
• UVG-Zusatzversicherung & Krankentaggeldversicherung – Während 30 bis 90 Tagen (je nach Versicherer) kann der Arbeitnehmer in die Einzelversicherung übertreten. In diesem Fall muss er/sie keine Gesundheitsfragen beantworten.

Erfassung:

• Bei den Personenversicherungen ist der Mitarbeiter nicht namentlich abzumelden. Die Korrektur erfolgt mittels der jährlichen Lohndeklarationen (Ausnahme bildet Personal mit fester Lohnsumme; der Ausschluss ist dem Versicherer aktiv zu kommunizieren).
• Bei der Pensionskasse ist der Austritt zu melden, wonach die Freizügigkeitsleistung entweder an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto oder eine Freizügigkeitspolice überwiesen wird (Merkblatt Swiss Life).
• Bei der Ausgleichskasse (AHV/IV) besteht keine Meldepflicht beim Austritt. Der Austritt wird Ende Jahr mit der Lohndeklaration erfasst. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine Korrektur der bereits eingereichten Lohndeklaration vorzunehmen.

Sonderfall unbezahlter Urlaub

Auch wenn ein Angestellter einen unbezahlten Urlaub antritt, sollte er über die Konsequenzen bezüglich Versicherungen und Vorsorge aufgeklärt werden.